Gestão de emails no trabalho
comentada em 27/09/2019 20:51

Para comunicação interna usamos apenas slack

Depende de função dentro da empresa

No meu caso sou obrigado a copiar pessoas específicas e responder de forma mais clara possível

Minha forma de gerenciar,
- Criei pastas sobre assuntos relacionados aos e-mails e depois regras para oque os e-mails sejam direcionados a essas pastas (facilitando a visualização e qualquer pesquisa que desejo fazer depois)
- Respondo e-mail por grau de importancia e assuntos específicos
- Procuro responder os e-mails mais complexos de manhã e deixar o mais fáceis a tarde. Quando aparece algum imprevisto a tarde, fica mais fácil de resolver, pois estou com atividades que precisam de menos atenção

@acruzcosta, no livro "trabalhe 4 horas por semana" dá umas dicas sobre isso. No primeiro ou segundo capítulo, salvo engano. Vale a pena conferir lá.

Acho que nas grandes corporações e-mail virou algo do tipo: "estou com preguiça de levantar minha bunda gorda da cadeira e ir na sala ao lado, vou mandar e-mail"

Na minha última passagem por uma dessas, no início eu ficava desesperado porque eram infinitos. Depois eu passei a responder apenas o essencial, depois de um tempo eu passei a responder APENAS os que eram endereçados diretamente para mim, e no meu último estágio eu só respondia e-mail do gerente e diretor: "ciente ou OK". Quanto ao resto eu ignorava? Não.. pegava o celular e resolvia numa ligação de 2 minutos. No meu caso eu achava que gastava bem menos energia ligar e gastar 2 minutos pra resolver, do que ficar trocando e-mail e protelando o assunto.

Se vc não tiver nada contra celular, use-o a seu favor. As grandes empresas também tem geralmente um app interno de comunicação - que lá onde eu trabalhava não funcionava porque era lotado de gente braço curto e ruim de serviço. Respondiam 3 ou 4h depois - quando respondiam! Então no meu caso, a tática do celular me atendia muito bem.

@acruzcosta se for urgente (remetentes selecionados), recebo notificação no desktop - então paro o que estou fazendo e vou responder.

Fora isso olho a caixa a cada 2 horas +/-, e se possível respondo na hora - se não for, não passa do próximo dia.

E cópia do e-mail só envio pra quem interessa (e, quando pertinente, pro superior da pessoa). Na hora de responder tenho que marcar todos, pq já tomei fumada por responder somente pra quem podia cuidar do problema...

Busco a caixa de email limpa/zerada todo final de dia.

uso os 4Ds:

1) Delete 
2) Delegate (delegar para um subordinado, colega, estagiário, outra área, etc)
3) Do it (se a tarefa levar menor de 5 minutos, faz na hora).
4) Defer (se precisa de mais de 5 minutos, reserva um horário na agenda para trabalhar naquilo).

tem funcionado bem pra mim.
abraço

ENTENDIDO CHEF!

Pessoal, obrigado pelas contribuições, muito boas.

Caixa de entrada para mim é caixa de recepção, nada fica ali. Quando um e-mail entra eu faço o seguinte:
1. Leio;
2. É necessária alguma ação;
  2.1 Sim:
    2.1.1: Tarefa rápida: respondo instantaneamente e arquivo o e-mail na pasta do assunto do e-mail
    2.1.2: Tarefa demorada: arquivo o e-mail na pasta do assunto do e-mail e sinalizo como item pendente
 2.2 Não: arquivo na pasta do assunto do e-mail ou apago o e-mail.

Caixa de entrada sempre vazia.

Não lido 999
Lido 30
Enviado 2

A era do e-mail acabou. De uma olhada nessas ferramentas: Slack, masttermost, rocket.chat etc

@ironside e @morty quais são as diferenças do Slack para um email? Seria mudar apenas de endereço ou tem uma outra lógica?

São canais de chat que você pode criar e adicionar participantes. Visto que tem inúmeras integrações possíveis com bots por exemplo.