Pessoal, muitas vezes estou lendo um livro e acabo compilando as partes mais interessantes para compartilhar com familiares e amigos. Acabei encontrando aqui um trecho do livro do Tim Ferris (Trabalhe 4 horas por semana) que fala sobre como lidar e acabar com as interrupções que prejudicam nossa #pas. Espero que gostem.
O texto é longo
“Uma agenda protege do caos e das extravagâncias”
(Annie Dillard, vencedora do Premio Pulitzer em não ficção 1975)
Fazer o que é importante e ignorar o que é trivial é difícil porque na maior parte do mundo o mundo conspira para impor inutilidades a você. Felizmente, algumas simples mudanças de rotina fazem com que incomodá-lo seja mais trabalhoso do que deixá-lo em paz.
É hora de parar com os abusos.
Uma interrupção é qualquer coisa que impede o término de uma tarefa importante, e há três tipos principais de infratores:
1. Desperdiçadores de tempo: aquelas coisas que podem ser ignoradas com pouca ou nenhuma consequência. Entre os principais estão incluídos: reuniões, discussões, telefonemas e e-mails não importantes.
2. Consumidores de tempo: tarefas repetitivas ou solicitações que precisam ser atendidas mas frequentemente interrompem trabalhos de maior importância. Exemplos: ler e responder e-mails, fazer e retornar telefonemas, burocracia em geral, mensagens instantâneas e todo tipo de ação e tarefa necessárias que se repetem.
3. Falha em delegar: situações nas quais alguém precisa de aprovação para fazer pequenas coisas acontecerem.
Os desperdiçadores de tempo são os mais fáceis de eliminar e evitar. É uma questão de limitar o acesso e afunilar toda comunicação em benefício da ação imediata.
Em primeiro lugar, limite a produção e o consumo de e-mails. Essa é a maior causa da interrupção do mundo moderno. Desligue o alerta sonoro, desligue enviar/receber automático, confira seus e-mails 1 ou 2 vezes por dia. Logo após o almoço e o meio da tarde são os melhores horários para lidar com o e-mail pois é mais provável que você tenha recebido respostas para os e-mails que porventura tenha enviado. Não verifique seus e-mails logo pela manhã. Utilize o período até as 11 da manhã para lidar com suas prioridades.
Emergências dificilmente ocorrem com muita frequência. As pessoas são péssimas juízas da importância dos assuntos e ficam inflando detalhes para preencher tempo e se sentirem importantes.
Se alguém liga ou o procura pessoalmente o assunto é presumidamente importante e deve ser tratado como tal. Não permita que gastem seu tempo com coisas desimportantes.
Não estimule as pessoas a engatarem conversa fiada e não lhes permita que façam isso. Leve-as imediatamente ao ponto. Se começarem a enrolar ou tentar adiar a resolução de um assunto, enquadre-as e leve-as de volta ao ponto central. Se entrarem em uma descrição longa do problema descubra como pode ajudar.
Dada a natureza não urgente da maior parte dos assuntos, tente administrar os assuntos utilizando os seguintes meios em ordem de preferência: e-mail, telefone e só depois pessoalmente.
Responda aos e-mails e mensagens sempre que possível. Isso treina as pessoas a serem concisas. Ajude-as a desenvolver esse hábito.
Assim como sua forma de atender o telefone, a comunicação por email deve ser dinâmica para prevenir idas e vindas desnecessárias. Assim, um email dizendo “Você poderia me encontrar às 4 da tarde?” ficaria melhor se dissesse “Você pode me encontrar às 4 da tarde? Se puder… se não, por favor me diga os horários em que você possa”.
Essa estrutura “se…então” torna-se mais importante à medida que você confere seus emails com menos frequência. É fundamental que ninguém precise que eu responda “e se?” ou qualquer outra informação após o email inicial. Adquira o habito de considerar que ações “se… então” podem ser propostas em qualquer e-mail em que você faça uma pergunta.
