Na crise ou fora dela, o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de gestão de empresas de todos os portes. Apesar de muito ser falado sobre o Demonstrativo de Fluxo de Caixa, um relatório contábil que demonstra as movimentações da empresa em um período em relação à sua operação, seus investimentos e financiamentos, o objetivo deste artigo é explicar o controle de fluxo de caixa diário, aquele usado pelo gestor para tomar as decisões do dia-a-dia.
Principalmente neste momento em que estamos vivendo, todas as informações apontam para controlar o caixa, mas como fazer isso, na prática?
Aqui vai um passo a passo para a primeira versão do seu fluxo de caixa:
1) Monte um relatório de contas a receber
O relatório de contas a receber básico para o fluxo de caixa deve ter a data prevista para o recebimento, o nome do cliente, a forma de recebimento (cartão de crédito, boleto bancário, etc) e o valor. Uma outra informação interessante é o número do pedido ou nota fiscal (o que for mais fácil para o gestor identificar o pagamento). Este relatório deve ser uma planilha, onde cada informação vai em uma coluna – atenção para os finais de semana e para os prazos de compensação nos boletos!
2) Monte um relatório de contas a pagar
Siga o mesmo caminho do relatório anterior, porém com as contas a pagar. Crie uma coluna adicional com a classificação de cada pagamento (fornecedores, folha de pagamento, impostos, etc).
3) Organize o fluxo de caixa
Seu fluxo de caixa será uma terceira planilha que consolida das duas informações, onde cada coluna corresponde um dia. Assim, nas linhas superiores coloque os recebimentos consolidados por forma de pagamento – por exemplo, todos os valores a receber no dia 15/04 que são boleto bancário serão somados. Embaixo, tenha uma linha separada para somar o total das receitas diárias. Faça o mesmo com as despesas, e depois subtraia as despesas das receitas, gerando o saldo do dia.
No final do post tem uma imagem ilustrativa de como seu fluxo vai parecer depois de pronto.
Em saldo anterior, na primeira coluna, o valor deve ser seu saldo total de caixa na data inicial do fluxo. Nas colunas seguintes, é o saldo acumulado do dia anterior.
O saldo do dia é o resultado da subtração do total de recebimentos e o total de pagamentos. O saldo acumulado é a sua expectativa de saldo de caixa diário até o final do período projetado.
O prazo usado no relatório depende de cada negócio. Eu costumo usar entre 60 e 90 dias, a depender da empresa que estou avaliando e dos prazos de pagamento e recebimento de cada uma.
A atualização dos valores a pagar e receber é feita semanalmente. A cada dia, o ideal é zerar os pagamentos e recebimentos e atualizar o saldo anterior do primeiro dia do fluxo com o saldo real em caixa (para não mexer nas outras fórmulas). Existe também a possibilidade de fazer o controle de bancos junto com o fluxo de caixa, porém o melhor é começar com uma coisa por vez.
Com o relatório em mãos, é hora de avaliar quais são os dias de baixa do caixa e quais suas necessidades, além de pensar em possíveis estratégias de captação de recursos ou adiantamento de recebíveis.
É importante fazer o acompanhamento diário da situação de caixa para avaliar e planejar com antecedência as medidas a serem tomadas.
Se alguém tiver dúvidas, só chamar!
