Gestão de processos para pequenas empresas de serviço
comentada em 16/10/2022 17:17

Acho que o Princípio de Pareto é importante.

Dê uma olhada no software BIZAGI, que é uma excelente ferramenta de gestão. É um softwear livre e de fácil manuseio excelente para mapeamento de processos. Além de mapear os processos, você pode deixar tudo registrado a fim de qualquer pessoa possa entender o funcionamento, o passo a passo, de todas as atividades.

Mantenha toda documentação sempre no mesmo lugar, com livre acesso para leitura. Em meio virtual, obviamente.

O risco de multiplicar (pior ainda imprimindo) é ter colaboradores seguindo padrões não atualizados.

Essa fase é pesada e difícil pra cacete mas estruturar os processos é fundamental pra empresa começar a fluir.

Importante escrever os processos, e publicar em algum site interno ou pasta compartilhada. Sempre que surgir dúvida em alguém, mesmo que você tenha a resposta, vai lá no processo publicado, mostra pras pessoas e lê junto.

Até a galera pegar o hábito de consultar essa documentação, ANTES de perguntar pra você. Paciência, paciência, paciência. E muito auto policiamento para voltar lá sempre que precisar atualizar ou complementar alguma parte do processo 

Defina seus drivers e outcomes. Indicadores de processos e de entregas. Escreva o que são, o que medem, como medem, a meta/objetivo relacionado, o referencial comparativo.

Referencial comparativo acho o mais difícil de definir no meu ramo de atuação.

Defina periodicidade para revisão dos POPs, faça disso um processo, monte equipe e use as ferramentas que mais se adequam para pensarem o processo e, no fim se, se for o caso, reescrever os procedimentos.

Documente as reuniões com Ata pra não virarem piquenique. De preferência ata que tenha um 5W2H atrelado a ela.

Peça ajuda.
Busque por bons profissionais e com boas qualificações que podem ajudar na continuidade desta etapa além de, posteriormente, terem a chance de se tornarem se tornar os responsáveis pelas área (Planejamento, Execução,Operações etc.) 

E, como falaram acima, paciência é fundamental.

Análise periódica de resultados, definição de causas e contramedidas, com envolvimento de todos os líderes relevantes ao processo analisado. Aí vc já deve ter os indicadores monitorados, os padrões documentados E cumpridos para entender o que está fora do eixo e definir o que fazer para voltar ao prumo.

Nos setores que conheço essa análise é semanal. Exceto se tem uma distorção enorme de resultado de um dia para o outro. Aí tem de atuar de imediato na análise e solução, envolvendo um grupo mais restrito.

postado por @Azorius em 15/10/2022 12:41

Peça ajuda.
Busque por bons profissionais e com boas qualificações que podem ajudar na continuidade desta etapa além de, posteriormente, terem a chance de se tornarem se tornar os responsáveis pelas área (Planejamento, Execução,Operações etc.) 

E, como falaram acima, paciência é fundamental.

Tem tb, eles vão lá, mapeiam, escrevem junto e depois a empresa vai aprendendo a andar sozinha. 

Se ninguém do ramo liga pra isso, veja se isso é realmente importante para os resultados da sua empresa.
Muitas empresas acabam fazendo esses mapeamentos enormes que tomam muito tempo e recursos e que acabam na gaveta.
Muitas vezes, adotar as melhores práticas de gestão pode ser um tiro no pé. Tudo depende do contexto da sua empresa.

Eu gosto muito da forma que o Derek sivers descreveu no livro dele:
https://www.amazon.com.br/Anything-You-Want-Lessons-Entrepreneur-ebook/dp/B00SI0B5FS

Pesquise sobre BPM Ágil

Se não me engano ele colocou uns capitulos desse livro no site dele sive.rs e tem uma versão animada no canal do youtube dele. Muito bom!
Gosto muito das ideias dele.

Em minha micro experiência, implementar processos é necessário para determinadas situações, dispensável para outras, podendo virar perda de tempo e ineficiência.

O que tem que se tomar cuidado é para não virar gestão de PowerPoint.

Ideal é começar devagar para a equipe ir pegando a cultura dos novos processos.

Tem muito gestor acadêmico que não sabe bolhufas da realidade 'chão de fábrica', mas que leu 50 livros e acha que é tudo simples e moldável.

Há processos que demandam certo grau de 'artesanato', outros, quanto mais padronizado, melhor.

Exemplo: sistemas de gestão de estoque devem ser padronizados sim. Mas fáceis de usar. Tem que ser até óbvio de usar. O mais simples possível. E implemente do mais 'valioso' para o mais 'dispensável'. É um saco ter que registrar 01 caneta BIC saindo do almoxarifado. Coloque a unidade por 'caixa' para o estoque e monte um armário de consumíveis livres.

Acredite, já trabalhei em um setor que tinha que justificar 01 caneta retirada. Chegava ao ponto que no final do expediente os funcionários trancavam suas canetas no armário de medo de alguém passar e pegar da mesa. Era o cúmulo da gestão ignóbil, pois custa tipo 80 centavos a unidade.

postado por @Dogbert em 15/10/2022 15:39

Se ninguém do ramo liga pra isso, veja se isso é realmente importante para os resultados da sua empresa.
Muitas empresas acabam fazendo esses mapeamentos enormes que tomam muito tempo e recursos e que acabam na gaveta.
Muitas vezes, adotar as melhores práticas de gestão pode ser um tiro no pé. Tudo depende do contexto da sua empresa.

Se ninguém do ramo liga então talvez se alguém do ramo ligar vai nadar de braçada. Economicidade é um baita diferencial em qq ramo.

Se as melhores práticas são um tiro no pé então não são as melhores práticas. E a melhor prática não é a do vizinho, é a sua melhor prática.

Gestão de qualidade não é descrever o ângulo da curvinha do b. Nao é anotar fluxo de caneta Bic. É descrever fluxo de processos, procedimentos padrão, contramedidas para desvios.

Não é sobre descrever os passos da formiguinha enquanto o elefante anda solto pelo salão da loja de cristais.

O que um procedimento documentado não pode ser é trilho, mas trilha. Se amarrar demais o fazer, nunca virá o novo jeito de fazer.

postado por @Paulo em 15/10/2022 15:57

Eu gosto muito da forma que o Derek sivers descreveu no livro dele:
https://www.amazon.com.br/Anything-You-Want-Lessons-Entrepreneur-ebook/dp/B00SI0B5FS

Isso aqui @Paulo ?

"
Delegate or die: The self-employment trap

(...)

process:
Gather everybody around.
Answer the question and explain the philosophy.
Make sure everyone understands the thought process.
Ask one person to write it in the manual.
Let everybody know they can decide this without me next time.

After two months of this, there were no more questions.

Then I showed someone how to do the last of the stuff that was still my job. As part of learning it, he had to document it in the manual, and then show it to someone else, too. (Learn by teaching.)

Now I was totally unnecessary. I started working at home, not going into the office at all.
"

@benjamin_ sim