Organização de Pastas e Diretórios
comentada em 03/11/2022 19:20

Por que não subpastas?

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Estou entendendo que você quer achar todas informações sobre um projeto específico em um lugar só, certo?
Detalhe mais "vincular arquivos de forma prática pra ter um histórico de tudo." Vocé quer ter controle de versões? Tipo arquivo1_versão1, arquivo1_versão2, etc?
Já sobre o excel é tranquilo, só referenciar o arquivo origem no excel mestre. O problema é que os arquivos não poderão ser movidos porque ai o link é perdido (ou voce terá que atualizar manualmente todos).
Create an external reference (link) to a cell range in another workbook

Da uma lida aqui, eu havia lido uma matéria de como as empresas de arquitetura organiza os arquivos, da uma olhada aqui para de dar um norte do que procurar https://www.weg.net/tomadas/blog/arquitetura/dicas-de-organizacao-para-escritorios-de-arquitetura/

Quando a data eh importante, eu sempre coloco anomesdia em.. pois fica organizando na pasta. Ex. 20221102xxxxx

voce pode tambem usar siglas de tres letras pra facilitar... eh mais facil lembrar de letras do que de numeros (pelo menos pra mim). Ex. Automacao = AUT. Eletrica = ELE.

@al.is.on

Cada pasta dessas ai seria um modelo de produto, dentro haveria subpastas, ex.: documentos; custo; foto; etc...



Vincular arquivos seria tipo:

Dentro de uma subpasta de custo teria uma planilha de cálculo referente ao custo daquele produto 28.40.1.
Eu fico na dúvida se concentro todos cálculos de custo de todos modelos numa pasta específica de custos, sendo que quero essa informação também na pasta específica do modelo.
Uma planilha de custo vinculada ao modelo 28.40.1, que abasteça uma planilha mestre também.

Controle de versão é fundamental, mas ficaria pra um segundo momento...

Tem como exibir as pastas cascata no windows?

O que pensei também era usar esse dado 28.40.1 e inserir ele sempre nos emails, e outras coisas pra facilitar buscas por informações.
Talvez no nome do arquivo do excel do custo ter esse número, e assim por diante.
No fim são muitas pessoas usando essas informações e muitos projetos ao mesmo tempo e queria iniciar uma padronização.

@Blastoise chegou a tratar desse assunto com alguns usuários?

@Charlito, pensei em montar um padrão pra depois apresentar e discutir com o grupo. Certamente vai ter muita resistência e críticas, mas a empresa cresceu tanto em pouco tempo, e eu virei gestor a uns meses que preciso começar algumas mudanças.

Tava pensando em algo assim, mas não sei se faz muito sentido, se estou procurando pelo em ovo, ou só criando muitas barreiras. Mas queria muito é facilitar a minha vida no trabalho e dos outros também.
Não tenho nenhuma visão de "dados" e "lógica" e fico pensando demais nessas coisas pra não começar errado.

No sharepoint da microsoft é muito fácil organizar arquivos usando metadados (não precisa usar pastas para separar nada), além de integração com excel, power BI e outros sistemas. No seu caso seria uma opção ou a empresa não usa esse ou algum outro sistema de gerenciamento de arquivos?

Umas coisas que que eu acho:

1. pensar a padronização dos nomes de modo que organizar alfabeticamente faça sentido
- (ex. a data em formato ano-mês-dia)
- não usar ponto no nome (vai afetar a classificação por nome. Usar um espaço, ou o "_" ou o "-" 
- colocar zero a esquerda na numeração (01 ou 001 em vez de 1), pela mesma razão (senão fica 1, 10, 11, 2, 3)

2. reduzir o número de subníveis 
em vez de criar uma pasta ADMINISTRATIVO e 3-4 subpastas CONTABIL, FISCAL, FINANCEIRO etc. faz as 3-4 pastas no mesmo nível ADMIN - CONTABIL, ADMIN - FISCAL, ADMIN

3. não tem nada pior que uma pasta com trocentas pastas vazias dentro. A tentação de criar uma "estruturinha" padrão com um monte de pasta vazia que nunca receberão um documento é muito forte, e depois fica uma desgraça com um monte de pasta vazia e o pessoal ainda assim salva os documentos no lugar errado

4. não tentar escrever tudo no nome do arquivo. Fica um monte de arquivo com nome quilométrico numa pasta, mais comprido que a largura da coluna, e a única diferença dos nomes vai estar lá pro 40° caractere.

Eu já quebrei muito a cabeça com isso... e a real é que organizar arquivos num sistema hierárquico de pastas é uma porcaria. 

Sempre tem o dilema pra decidir qual fica dentro de qual. Por exemplo, crio uma pasta "2022 11 Novembro" e dentro uma subpasta notas fiscais? ou crio uma pasta "Notas fiscais" e subpasta dos meses dentro?

Na empresa estamos usando o Google Drive, que tem algumas vantagens em relação a isso, especialmente controle de versionamento e o uso de buscas do Google (search, don't sort). Mesmo assim ele tem várias limitações.

Ainda estou procurando um sistema de gerenciamento de informação que funcione bem de verdade.

postado por @FabioGama em 02/11/2022 13:10
Sempre tem o dilema pra decidir qual fica dentro de qual. Por exemplo, crio uma pasta "2022 11 Novembro" e dentro uma subpasta notas fiscais? ou crio uma pasta "Notas fiscais" e subpasta dos meses dentro?

No sharepoint se resolve isso usando metadados ao invés de pastas. Cada arquivo vai ter as duas informações (tipo e mês) e cada usuário filtra ou hierarquiza por um ou outro de acordo com a necessidade. Muito mais eficiente.

@adrianocoelho

Acho que tudo vai ir migrando pra esses ambientes mais colaborativos, mas por hora ainda engatinhando nisso.

@FabioGama

Como o @adrianocoelho falou aí tem várias soluções bem interessantes.
Tem os PLM também que parecem bem completos pra gerenciar tudo.

Por um tempo vou ficar nessas pastas ai no modelo tradicional, mas to tentando melhorar um pouco.

Inserir letras pra compor o número é muito ruim?

Tipo:

PED-028-40-0001

Achei interessante esse conteúdo aqui sobre Part Numbers:

Part numbering system best practice (buyplm.com)

Part numbering system best practice

parabéns pela iniciativa, eu organizei as pastas do trabalho com algumas filosofias, que podem ser úteis pra vc

1 - não adianta tentar organizar tudo antigo, as vezes é melhor criar uma pasta só pra jogar a bagunça, e começar certo daqui pra frente, fizemos assim e com o tempo fomos ajustando os arquivos antigos

2 - priorizar caminhos menores, pra achar arquivos rapidamente (evitar muitas pastas e subpastas)

3 - nomear de uma forma que dê pra organizar por ordem alfabética ( no meu caso, cada projeto foi sendo numerado 001, 002 ...etc), datas usar sempre no formato invertido AAAA-MM-DD, ou AA-MM-DD, como o pessoal falou, por que da pra filtrar por ordem alfabética e ficar organizado.

4 - "projetizar" o que der pra projetizar, de forma a concentrar todos os arquivos do projeto em uma pasta, que pode ser colocada como atalho no menu iniciar (botao direito - fixar em iniciar). Dessa forma, vc consegue fazer uma espécie de kanban com seus projetos via pastas, e reduzir a busca. Na mesma pasta de projetos vc pode ter uma pasta de projetos_arquivo, pra guardar backup de projetos concluidos e evitar poluir demais o ambiente. Quando concluir um projeto, basta arrastá-la.

5 - Usar uma ferramenta de busca robusta e rápida. Essa aqui mudou muito minha produtividade. Se você tem um padrão pra nomear os documentos, consegue achar via busca de forma tranquila. Uso o "Everything", programa pra buscar arquivos, que busca de forma imediata. Costumo filtrar por data de modificação, e ao digitar coloco dados relevantes e o formato do arquivo... muito útil

@Blastoise
Você faz bem em estruturar os dados antes de começar. Qualquer base de dados que começa errado, termina...
Os colegas deram várias dicas ótimas acima.
Entendo que você está num ponto que já precisa de um sistema ERP para gerenciar para garantir a padronização. Deixar para os usuários tem um risco grande: um erro de numero, de caractere, de virgula, ponto, etc e a estrutura pode ficar desordenada e/ou não ser encontrada.
Se só você controlar os nomes, blz mas todo trabalho dependerá de você. E quando você não puder?
Uma questão: é possível transformar tudo num excel só? Nome do excel "028.040.01.xlsx" (use o numero de digitos que você imagina ter de projetos: ex, se imagina ter mais de 1000 projetos, então use 0028.0040.0001.xlsx), sub planilhas BOM, CUSTO, DOC_ENTRADA, DOCUMENTO etc  etc.

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Haveria uma só pasta "PROJETOS" e tudo relacionado a cada projeto estaria dentro do único excel:

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Por fim haveria uma planilha MESTRE, que via referencia você pode fazer as estatísticas e/ou visualizações de custos etc de todos projetos.

 

Acredito que esse é um desafio. Por experiência própria acho bom utilizar uma separação inicial por ano. No outro ano faz outro caminho. Dalí pra frente muda conforme sua necessidade, vai adequando. Se for separar em mais datas faz na ordem crescente pra ficar sempre sem ordem (ano, mês, dia). Evite fazer pastas vazias dentro das subpastas.