Ajuda com organização de arquivos no computador.
comentada em 27/11/2019 07:34

Um Excel com um resumo, teor, emenda, data, assunto ( essas coisas) e o link para o arquivo. Acho que facilita a pesquisa. Salve no servidor, pra não correr o risco de perder tudo. 

Hoje em dia com a função localizar e alguma palavras você acha qualquer arquivo no seu computador.

O windows procura inclusive as palavras chaves dentro do texto e não apenas no nome to arquivo.

Aos amigos que preferem mac, deve ter alguma função similar, mas não conheço.

abçs

Para organizar tudo, é preciso boas ferramentas de pesquisa.

Você pode usar própria indexação de arquivos do Windows e procurar por conteúdo dentro do arquivo:

How to Search for Text Inside of Any File Using Windows Search

Um outro software bom e gratuito é o Everything:

Downloads - voidtools

Ele permite buscas instantâneas por nome de arquivo.

 

Usando essas duas ferramentas, você pode ganhar agilidade na hora de procurar conteúdo para organização.

Como o amigo disse anteriormente, não se esqueça de fazer uma backup de tudo antes.

Minha experiência: organizar arquivos, e-mails etc é a coisa mais inglória do mundo.
Puta trampo dos inferno e depois de 2 semanas já está uma zona de novo.

Duas dicas, pra vc pensar se é aplicável:

- esquece o que tem pra trás (não organizar) e criar um método de arquivamento.
Daqui pra frente tudo que vc produzir vc organiza, e o passado deixa lá. Tudo que você precisar usar vc recataloga, mas não gaste tempo organizando tudo.

Essa é mais fácil dar certo se o usuário for só você (pra grupos é sempre mais complicado)

- colocar os arquivos em qualquer lugar e encontrar o que quer usando mecanismo de busca.

Tem um PodSumario do Café Brasil (luciano Pires) que ele faz um resumo desse livro e dá umas dicas:

Não precisamos mais nos preocupar de colocar nomes curtos, com apenas 8 caracteres, como já foi um dia. O segredo é não criar nomes que você tenha que decodificar depois.

Quantos arquivos você tem com a palavra “final” neles? Cuidado. Você tem de pensar que daqui a dois anos pode ter de procurar o arquivo que você já esqueceu.

Eu procuro ser consistente, não mudar o sistema que criei.
Uso apenas letras minúsculas, isso faz parte da consistência.
Evito usar caracteres especiais, exceto espaços e underline.
Procuro colocar datas nos nomes dos arquivos, em vez de “final”, uso a data mais recente.
Uma dica de nome para arquivo:
28-07-2019 podsumario 28 peak productivity versão 1.doc
Data, título, versão e extensão do arquivo. Dá para ser mais detalhista ainda, mas só esse modelo que eu utilizo já me salvou a vida inúmeras vezes


Nome do Livro:
"THE SECRET TO PEAK PRODUCTIVITY"
Um guia simples para obter o melhor de você

Dica simples: inicie o nome dos arquivos com data no formato AAAMMDD. Mesmo que coloque em ordem alfabética, vão estar em ordem cronológica.

20190501 - Arquivo XXXX.doc
20191105 - Arquivo XXXX.doc

Trabalho elaborando documentos assim também. No meu caso ter uma pasta organizada gera muita paz . No meu setor fazemos assim: pasta por ano, dentro dela se divide em ofícios e despachos . Cada documento expedido é posto com número, local de destino,  assunto,  nome da parte e número do processo judicial. Depois de feito o primeiro quando for salvar os novos já está criado o modelo bastando apenas completar os dados .
Fazendo isso vc acha com uma simples pesquisa pelo Windows.  

Costumo fazer assim:

 

PASTAS

2019>Cliente>Nome do Projeto>Arquivos

 

Dentro do projeto você divide as pastas como for melhor para cada projeto. Se precisar que sempre uma pasta fique por cima de tudo, adicione "_" antes.

 

Ex.:


_Escaneados

Arquivados

Processos

Recibos

 

Dessa forma você terá sempre:

 

1) Overview por ano, podendo avaliar anualmente o volume de projetos, por cliente, etc.

2) Entrando em cada ano você já tem as pastas de cada cliente. Abre margem para comparar quantidade de clientes entre os anos, se o cliente continua ano a ano, etc.

Já tentou algo do tipo Linte?

É uma plataforma própria para documentos.

Minha opinião.

google drive, versionamento.

esquece arquivo local

Se você não está localizando arquivos de texto salvos no seu PC é porque você não usou a pesquisa do windows. Não precisa colocar o nome do arquivo nem ir nas pastas, basta digitar qualquer frase ou palavra que você usou.

Por exemplo, quer aproveitar algum trecho de uma petição que fez o pedido de justiça gratuita, só pesquisa por "justiça gratuita" na caixinha de pesquisa. COM TODA CERTEZA, se o arquivo estiver salvo na máquina, você vai encontrar, é impossível não localizar:



Eu nem sabia que ainda tinha esse aquivo no computador, só coloquei lá "justiça gratuita" e retornou.

Acho que mais importante do que saber como organizar, vc deve se preocupar em aprender a pesquisar os aquivos. Não faz sentido redigir novamente um texto que está salvo em algum arquivo da sua máquina, o computador não funciona como um arquivo físico em que você precisa ir na caixinha em que guardou o documento para localizá-lo.

Me parece que vc tá usando tecnologia do século XXI com a mentalidade do secúlo XIX.

Qualquer classificação ou organização tem que fazer sentido para o usuário. Não adianta, por exemplo, no meu caso, separar camisas azuis de um lado e amarelas do outro do armário.

Você deu poucos dados sobre o seu problema, de modo que fica um tanto complicado dar um pitaco.

Classifique seus arquivos em pastas e subpastas que façam sentido para procurar depois.

Se forem peças jurídicas, acho que faz sentido separar uma pasta trabalhista, outra cível, outra penal. Daí subpastas para cada uma delas de contestações, recursos, contrarrazões, alegações finais, juizado especial (que tem peças geralmente mais simples), contratos, por aí vai.

Se forem textos teóricos, de um professor, creio que faz sentido uma pasta por cadeira que ensine, com subpastas aulas, provas, etc. Talvez uma pasta para textos de produção própria, com subpastas artigos, apresentações, livros, e outra para textos enviados por terceiros. 

Os nomes dos arquivos devem fazer sentido também. Nada de usar números de processos ou semelhantes. Melhor usar um nome como "artigo.revista x.pressupostos recursais" ou "contrarrazões.condenação.hora extra".

De tempos em tempos reconstrua essa estrutura de pastas e subpastas porque os textos tendem a ficar defasados.

Creio que isso facilitaria muito.Para pesquisa posterior, fora a ferramenta do Windows, gosto muito de um programa chamado Agente Ransack, gratuito.

Tenta separar em pastas e subpastas, já ajuda muito. Para um advogado criminalista, por exemplo, pastas com os tipos de peças, resposta à acusação, alegações finais, razões de apelação, contrarrazões etc. As subpastas você pode fazer por tipo penal, 180, 171, crime ambiental etc. Se for área cível, pastas petição inicial, contestação, réplicas, apelação etc. Subpastas por tema, medicamentos, cobrança, tributário etc. Aí você entra na pasta ou subpasta que você quer e usa a pesquisa do Windows. Você já terá limitado bem os termos e ficará muito fácil encontrar o que quer.

Eu me preocuparia em criar apenas uma estrutura básica de pastas temáticas e criar nomes grandes com data e palavras chave. Não organizaria os antigos, deixaria eles em uma pasta fora da estrutura e começaria a buscar nessa pasta e depois quando usado colocaria o arquivo no local correto da estrutura. E o restante é a ferramenta de busca que faz, deixa ela trabalhar para você. Eu sigo esse principio com os e-mails também e o próprio Bastter vive falando aqui no site, usem a ferramenta de busca!

Consulte um bibliotecário. 

Eu faço pasta por clientes/processo/nomeio cada arquivo com o tema principal, as partes e mês e ano.

Quando preciso achar algo basta colocar a palavra chave que acha.

Para os estágiarios que ainda não tem muito conhecimento, eu mesmo separo as peças mais usadas e coloco numa pasta pra eles, quando quero só atualizo a pasta modelo e segue a vida. Às vezes na pasta modelo separo por teses, por exemplo, justiça gratuita, endosso título de crédito etc 

Já quis tmb fazer uma coisa mais arrumada, com mais detalhes, pra compartilhar com os funcionários mas é trabalhoso.

Das dicas acima a que mais chamou a atenção foi a do colega para colocar a data em primeiro lugar pro arquivo ficar em ordem na pasta, vou começar a aplicar.

Anh sim, uso Google drive no Pc de cada um, funciona como um servidor pra mim e limito a autorização de cada colaborador, para não apagarem o que não devia.

Organizar arquivo os @Bastter pira. kkkkkk

Google Drive + Google Docs

Trade de pastas

Tenta montar uma estrutura de pastas "padrão". Por exemplo:

Cliente > ano > orçamento
Cliente > ano > pedidos
Cliente > ano > nfs

Ou

Assunto abrangente > assunto específico > documentacao
Assunto abrangente > assunto específico > análises 
Assunto abrangente > assunto específico > relatórios 

Depois que definir sua estrutura de pastas, deixe uma versão criada no seu desktop, quando precisar abrir uma nova, apenas copie e renomeie (pra nao ter que ficar criando as pastas toda hora, se não jamais vai fazer).

Se policie pra sempre usar a mesma lógica, como tudo na vida é uma questão se hábito. 

De forma alguma deixe o desktop virar uma zona. De forma geral os arquivos ficam lá e você acaba nem usando ... Só serve para atrapalhar.

@Marcus1 no mac é só colocar no spotlight (command + barra de espaço)

@extimido  
Quebre em pequenos excertos de teoria.
Por exemplo: artigo 1 vai utilizar os assuntos A, B e C.
Faça um arquivo só com o assunto A, outro só com o assunto B e outro com o assunto C. 
Depois junte tudo, e DE PREFERÊNCIA COM A FERRAMENTA DOCUMENTO MESTRE.
Segue um vídeo explicando essa ferramenta: 


PS.: salvo tudo no local e na nuvem (para ter tudo em 2 lugares e para controle de versões).