Gestão de equipe/projeto
comentada em 27/03/2021 23:28

Sugiro pesquisa e aprender bem a usar o Trello, com ele é possível fazer tudo isso de maneira mais dinâmica

Eu vou falar o que eu utilizo no meu dia a dia. Se a ideia é fazer pequenas entregas, utilizando alguma metodologia ágil ou algo do tipo, eu utilizo o Trello. Essa ferramenta é basicamente um quadro kanban, mas é muito útil se vc conseguir organizar bem as tarefas.

Jira e Trello  são boas opções. 

depende muito do perfil e tamanho da equipe!

Se forem pequenas equipes com pessoas seniors dá p ser no excel sem muitas reuniões de boa, agr se for mta gente tem que ter um software mesmo, e se for com pessoas mais júniors, tem que ter reunião de acompanhamento se não se perdem demais

Para equipes menores a junção de metodologia ágil com Trello funciona bem

Faço o coro com os demais e digo que pra equipes pequenas o Trello serve muito bem.

Da pra começar simples, criando colunas de TODO (A fazer), In Progress (Em Andamento), DONE (Feito) e In Test (Testando), e colocar os cards em cada uma delas, assONciando membros da equipe as tarefas.

Aí tu pode separar os cards e usar a metodologia XP para separar as entregas em sprints de 1 ou 2 semanas, assim terá controle semanal/quinzenal do que é entregue nesse período.

Você pode fazer tbm a parte um controle no Excel mas talvez seja desnecessário porque o Trello é bem poderoso pra equipes pequenas, mesmo na versão free.

@Blastoise acho que depende do tipo e tamanho do projeto. Se for projeto grande que envolve um grande número de pessoas você vai ter que delegar, entendo que terá o pessoal de planejamento, suprimentos, contratos e o corpo técnico. Na empresa em que trabalho usam de tudo: project, excel, algumas ferramentas como MRP, SAP e etc. Neste tipo de projeto costuma-se usar a metodologia tradicional de projeto e costumam ser longos. Em projetos curtos e com um número pequeno de pessoas dá pra usar o trello. O uso do trello em projetos longos e com muitas pessoas acredito que só vai funcionar se todo mundo tiver muito engajado na ferramenta e se o número de atividades permitir elas fazerem esse controle, caso contrário vão perder muito tempo organizando os cards e uma hora vão deixar de lado. 

Acho que seria legal vc dar uma olhada na metodologia Scrum.

Basicamente são reuniões rápidas e uma cultura de entregas pequenas para rápido feedback.

Não precisa aplica-la totalmente, mas partes dela já tornarão sua vida mais facil rs.

A minha dica é ter sempre na ponta da língua os pontos de atenção, sinalizar proativamente quando ver que alguma entrega está em risco e focar em planos de recuperação ao invés de dar desculpas para os atrasos (que invariavelmente vão acontecer)

Quanto melhor a equipe menor a necessidade de controle. Foque em bons profissionais.

Como disseram ai, se os projetos forem simples, sem uma grande equipe e assuntos complexos (custos, fornecedores, terceiros, etc...) o Trello vai muito bem, porém, se sua empresa utiliza o Teams, sugiro você fazer um teste com a ferramenta Microsoft Tasks que fica vinculada ao Teams, por lá você consegue planejar as atividades, prazos e também vincular os responsáveis a atividade, tudo dentro do Teams, o que pode facilitar a comunicação com a equipe.

Tenta focar o máximo possível do seu tempo em criar uma boa cultura de comunicação (o teams resolve isso se for bem utilizado), principalmente com os envolvidos nos projetos e as áreas que serão impactadas ou tem algum tipo de interface com o projeto. Todos devem saber o que está acontecendo. Se isso acontecer, o resto flui.

Boa sorte!!!

Cara, depende de muitas variáveis como tamanho da equipe, tamanho do projeto, que tipo de atividade será feita, se é preciso integração, etc...

Trabalho gerenciando pequenas equipes de até 5 pessoas e para mim, um Excel controlando horas e atividades feito em 10 minutos, um e-mail de status toda sexta feira resumindo as principais pendências e reunião semanal de meia hora já resolve. Qualquer coisa acima disso, para mim, é tempo que deveria estar sendo gasto na qualidade da entrega que está sendo perdido. 

A parte de definição das atividades e responsabilidades, que é mais complexa, trata-se da etapa de planejamento que deve ser feita antes. O que muita gente falha em gerenciar projeto é ter um planejamento ruim e que acaba atrasando tudo, já vi muitas vezes planejamento ser feito ou modificado com as equipes trabalhando, e isso gera muito retrabalho. Atividades claras com deadlines realistas são imprescindíveis para que tudo seja feito de maneira ótima, e para isso é preciso que o líder tenha o conhecimento necessário para desempenhar o papel.

Sou meio cético com esses gerenciamentos coloridos com post-it para todo o lado, atividades abertas em 500 tópicos que demandam uma trabalheira para ficar atualizando status e 5 horas de reunião diária pra jogar conversa fora, quanto mais usar um software para qualquer coisa que envolva menos de 10 pessoas. Claro que chamadas individuais para tirar dúvidas são excelentes, mas geralmente quando para muita pessoa para discutir alguma coisa acaba ficando um auê.

@Blastoise sobre cursos de gerenciamento de projeto, pode fazer qualquer um que se baseie no PMBoK, que é um guia das melhores práticas da área. Isso já vai te dar um bom conhecimento sobre o assunto.

Sobre as reuniões, é realmente obrigatório realizá-las semanalmente? Isso é exigência de seus superiores? Se não, entendo que uma pauta simples e concisa numa reunião com intervalo de tempo maior e o uso de uma plataforma como a que o pessoal falou já fazem um trabalho interessante.

E como já disseram antes, você também pode estruturar o nível do seu acompanhamento e controle do projeto dependendo da experiência da equipe.

E tem outra coisa: pra uso de qualquer metodologia e/ou plataforma de acompanhamento de projetos, você precisará da colaboração de seus colegas de projeto, pois eles também preencherão e te darão essas informações.


Boa sorte!

cara... Jira !
fundamental ter um bom ticket system pra definir as prioridades e manter o tracking automatizado.
ms project ok p definicao/atualizacao de timing. excel p tarefas simples apenas (fora isso voce perde controle).

abraco!

Equipes pequenas e projetos curtos, bom e velho Excel já serve.

Para controle de cronograma tem o project libre (open source). Serve para controle de escopo, tbm.

Escopo do projeto, quem vai ser responsável por que, controle de custos e cronograma são os mais importantes. Qualidade deve definir de antemão o que será aceitável para se finalizar o projeto. Melhor ter qualidade boa e grau baixo do que vice-versa. Risco e recursos são importantes para projetos grandes. Não sei se o caso para teu projeto. Fique de olho de qualquer forma.

Saiba quais são as 3 principais entregas do teu projeto (com maior valor agregado) e faça elas acontecerem.

Nas meetings, ouvir o que time fez ontem, o que pretendem fazer hoje e quais dificuldades para isso. Entenda como vc pode ajudá-los.

Gerenciar expectativas dos clientes o máximo possível. Fazé-los entender que qualquer mudança nos trilhos acarretará em custos/tempo extra. Nunca faça mudança no projeto sem aprova-las antes com o Sponsor do projeto. Garantir que as entregas foram feitas e que o Sponsor aprovou-as também é mto importante.

Ágil é mais voltado para desenvolvimento de software, drug discovery, etc. Bem simplificada mente, vc entrega algo totalmente operacional sem mais uma iteração (software) ou vc não sabe exatamente ou quer chegar (criação).

Ágil, kanbam, Scrum, etc tá na moda, mas no fundo não deixa de ser um cascata tradicional com nomes diferentes mas que se aceita parar o projeto nos milestones e com prazos de entrega curtos. Se vc sabe onde quer chegar e como chegar, além de não ser aceitável para no meio do caminho e dar o projeto como finalizado, nao faz sentido fazer ágil.

Independente de metodologia (tão xiita qto lingaguens de computador preferidas), o que é importante para projetos é entregar o escopo na qualidade certa, com o custo correto e no tempo certo. Isso que importa para o Sponsor/Cliente final. Como vc vai fazer isso acontecer, não importa.

Se você já tem na cabeça que fará essas reuniões semanais procura no Youtube por Scrum vai te ajudar a organizar essas reuniões de maneira prática e rápida.
Sobre o software faço coro com os colegas sobre o Trello .

Acho que a primeira coisa é você estudar um pouco sobre gerenciamento de projeto.
O pessoal aí já deu ótimas dicas.

Alguns conceitos básicos que vc precisa entender e consegue achar fácil na web:
-Tríade Custo/Prazo/Escopo
-Diagrama de GANTT
-Caminho crítico

Hoje em dia existem diversas formas de abordar o gerenciamento de projetos, e cada uma enfatiza conceitos diferentes de acordo com sua abordagem. Dependendo da área que você trabalha e do seu contexto, uma abordagem pode ser muito melhor do que a outra.

Faz algum tempo que não acompanho evolução das metodologias, mas no meu entendimento elas basicamente estariam em 2 grupos: a abordagem mais tradicional, baseada no PMBOK e as Metodologias Ágeis (Scrum, XP, etc).
Sugiro que você gaste algumas horas dando uma olhada geral nas possibilidades, e escolha uma para se aprofundar no momento e já sair usando (e no futuro você vai estudando outras se achar necessidade). Se você sair pegando "ferramentas" de diferentes metodologias e tentar utilizá-las em conjunto sem estudar um pouco acho que pode mais atrapalhar do que ajudar.

Boa sorte na nova empreitada.

Como muitos já comentaram, depende muito do tipo de projeto, ciclo de vida do produto, tecnologia, segmento, etc, etc, etc.

PMBOK, Scrum, agile, Kanban, 4FP, Design thinking, não são varinhas mágicas que resolvem todos seus problemas nos projetos.

O que recomendo é estudar um pouco de cada uma, e utilizar um modelo híbrido, ou seja, um método combinado de cada metodologia de acordo com as necessidades do seu projeto.

Não se desespere, porque é uma oportunidade de sair da sua zona de conforto e aprender muita coisa nova.

Trabalho a algum tempo com gerenciamento de projetos e te garanto que não é fácil, mas você vai aprender temas como por exemplo área comercial, comunicação, gestão de equipes, gestão de tempo, fluxo de caixa, gestão de recursos, gestão de riscos, inovação, entre muitos outros. 

Relaxa e toca o barco que você consegue. 

#PAS

Reunião pra mim é falta de paz danado 

Muita coisa discutida poderia ser resolvida com um e-mail. Mas tem gente que tem tara por reunião 

@AAC94 as vezes não é tara, é o trabalho do cara, Gerente de Projetos precisa ter ao menos uma reuniõa de alinhamento de equipe por semana, pra saber como andam as coisas.

Processos existem para serem seguidos, se forem bem feitos e sem muita burocracia a produtividade da equipe como um todo tende a melhorar.

A quantidade de reuniões depende do tipo de projeto que o gerente está à frente e de como o gerente atua, entre outros fatores que variam de projeto pra projeto e de empresa pra empresa.

As reuniões servem pra ajudam o gerente de projeto e seus colegas, e não pra atrapalhar o trabalho de ninguém.

Eu entendo as reuniões necessárias 
Até porque nem todo mundo trabalha na frente do computador 

Falo daquelas reuniões sem sentido de horas e horas perdendo tempo ali 

Uma reunião improdutiva de 3h custa muito caro. Não são só 3h de tempo perdido. São 3h multiplicado pelo número de pessoas 

Gestão das atividades, com datas, responsáveis e prioridades é fundamental, atualmente existem algumas ferramentas como essas citadas pelos amigos, estilo trello ou asana (essas duas são grátis para pequenas equipes),  Caso a sua empresa tenha o office 365 sugiro o Planner para poder interagir com outras ferramentas do office.

Inclusive se você tiver o office 365, você pode criar uma equipe no Teams, nesse caso você consegue uma interação bacana entre vários aplicativos do Office, exemplo sharepoint, power bi, Excel, OneNote, etc. Os colaboradores trabalham juntos ao mesmo tempo.

Reuniões semanais ou quinzenais considero muito importante, pois é um momento de alinhar o andamento do projeto, alguns responsáve podem apresentar o andamento de suas partes. Sugestão é não fazer reuniões muito longas e tentar levar a pauta já pronta.

O Project considero um pouco mais complicado, principalmente se for um projeto não muito grande.

@Blastoise pessoal já deu muitas sugestões aí em cima e eu só queria lembrar dois pontos importantes: independente da ferramenta ou método, preocupe-se em: 1. saber mais sobre sua equipe e como você pode impulsionar eles(as) e 2. tente manter as coisas mais simples possível (principalmente reuniões). Os melhores gestores com quem tive o prazer de trabalhar faziam essas duas coisas muito bem e cada um trabalhava com ferramentas diferentes.

Valeu pessoal, obrigado pelas dicas, vou dar uma pesquisada nisso tudo pra entender melhor.
São equipes pequenas, menos de 10 pessoas, são projetos de cerca de 2 anos de desenvolvimento de produto.
Finalmente as reuniões são on-line, o que na minha opinião melhorou 1000% a qualidade, a atenção e a dinâmica. 
Comecei a usar o teams, tenho gostado muito, mas ainda uso só pra mensagens entre usuários e equipes.
Valeu mesmo, abraço!

Reuniao tem que ter hora pra comecar e pra terminar.

Tem que ter um tema bem claro, o que vai ser discutido, e um condutor pra reuniao.

Se garantir isto...ja ta bem.

Tb prefiro reunioes semanais de 30min pra alinhar as demandas, onde chegamos, tem algum gargalo?, precisamos acelerar algo?