Organização pessoal no trabalho – como vocês fazem?
comentada em 10/03/2026 17:28

Para trabalho uso agenda física (papel) + e-mail funcional com marcadores/submarcadores e uso só no pc, evito celular pq junto com o app vem muitas outras distrações.

Olá!
uso Todoist, funciona bem para mim mesmo no plano grátis.
nele eu criei um "projeto pessoal" e outro "projeto empresa" e com isso vou dividindo as atividades.

tem como usar tags tbm.e etc
recomendo, mas o mais importante é ter o hábito de adicionar as atividade todas lá.

espero ter ajudado. 

Sobre apps... eu usava o trello, mas acho ele muito básico em algumas funções, e mudei para a versão free do clickup. Pra mim, que organizo plano de estudos e algumas coisas pessoais com prazo, já é mais do que suficiente. Você vai gastar um tempo se familiarizando com ele, mas se for para organização pessoal, talvez valha a pena. 
Ele tem algumas limitações na versão free, mas faz uns testes. Ele já vem com alguns templates, como o de estudo, e uma das coisas que mais gostei é que dá para configurar para ver um espaço em vários formatos: board, lista, tabela.



Formato tabela:


Formato board:



 

Quando tinha equipe distribuía por Outlook já com marcadores, e fixava o item.

Antes de enviar a demanda conversava pessoalmente com o destinatário da mesma, deixando clara a entrega esperada e negociando prazo.

Se o meu prazo para os D cima era, por exemplo, D+5, eu iniciava com prazo D+3, que acabava virando D+4 inadiavelmente.

Lembrando: delegar não é jogar no limbo do esquecimento. Tem de acompanhar ritmo de produção e, eventualmente, corrigir rotas. Com toda a delicadeza que os egos demandam.

Esse D+4 é para dar uma última vista, aparar algumas arestas.

E na entrega, sempre deixar explícito o nome por trás da execução. Isso considero o mínimo do mínimo do respeito à autoria.

Eu uso o Obsidian com extensões

Eu uso o Syncthing nos meus computadores, notebook e celular para que eles tenham uma pasta mutuamente compartilhada, com controle centralizado no meu homeserver (que fica on 24/7)

O Obsidian usa essa pasta para guardar as notas; as notas são divididas em pastas principais entre trabalho, pessoal e outras, com um dashboard que mostra as atividades pendentes que eu anoto com ordem de prioridade + comentários sobre.

Meu LLM local (homeserver) me brifa de manhã das tarefas do dia via audio no celular e anota novas tarefas 'on the fly' por pedidos que faço a ele via audio também

O fluxo no dia a dia é: alguém fala comigo de uma demanda, eu abro meu celular mando um audio pro meu LLM e ele cria a nova tarefa dentro do meu Obsidian (compartilhado entre meus dispositivos)

É simples, prático e não precisa pagar nenhuma assinatura =)

Única recomendação que dou é focar no simples.

Existe toda uma comunidade de procrastinadores que procrastinam tentando criar os esquemas mais mirabolantes de organização e produtividade. 

Você não precisa otimizar organização até a última gota. Precisa só do básico e um pouco de disciplina. 

Uso normalmente a própria caixa de e-mail (ou caixas) no outlook pra me organizar. 

Além disso na firma usamos o teams, e ter equipes com tarefas organizadas na ferramenta costuma funcionar bem.
Mas no fim das contas qdo tudo tá bagunçado, o bixo pega e a cabeça frita, só o papel e caneta é que salva. 
Todos os meus dias de trabalho começam olhando o que deixei anotado no papel ao fim do dia anterior, ali sempre estará o mais importante e(ou) urgente. Ao fim de cada dia isso é reorganizado.
 

Que tópico incrível! Estou precisando disso justamente por agora.

Já tentei vários métodos, mas sempre me perco por exagerar na complexidade ou inconstância, por exemplo...

A única coisa que eu conheço que já vi funcionar não diz respeito a ferramenta e sim a filosofia da coisa, gestão aberta e transparente.

Tem um lugar (a ferramenta) que todo mundo vê de forma simples o que está sendo feito, quem está fazendo, e como as coisas estão andando.

Demandas pessoais, do trabalho ou da vida privada, papel e caneta com um quadradinho ao lado da demanda; se o quadradinho tá vazio, a demanda tá pendente; se tá pintado, a demanda tá concluída. Tipo isso:
[  ] Escrever post de sardinha na Bastter.com

Demandas para equipe, coloco numa planilha com descrição, responsável e prazo e acompanho periodicamente numa reunião de 30 minutos com a equipe, no máximo. Toda segunda abro a planilha e disparo lembretes para as demandas pendentes.

Google Agenda.

Temas relevantes e que precisam do meu envolvimento ou acompanhamento da atividade, vou anotando em um bloco de notas virtual. 
Dá uma refletida se o seu problema é organização, de fato, ou se você tá com um volume de atividades em excesso para gerenciar. Saber que está com temas em excesso também é sobre organização. 

postado por @rafaelmahfond em 27/02/2026 12:47
 
 
 
Pessoal, queria pedir ajuda de vocês.
Tenho enfrentado dificuldade para organizar meus assuntos no trabalho. Lido com muitas demandas administrativas ao mesmo tempo e coordeno uma equipe de 7 pessoas. São processos, prazos, acompanhamentos, decisões, demandas inesperadas… e sinto que preciso estruturar melhor meu sistema pessoal de organização.
Hoje faço muita coisa “na cabeça” + anotações soltas, e isso claramente não é sustentável.

Queria ouvir de vocês:
- Vocês usam agenda física ou digital?
- Utilizam algum aplicativo específico? (Trello, Asana, Notion, Todoist, Outlook, outro?)
Trabalham com método fechado (GTD, Kanban pessoal, time blocking, etc.)?
- Como fazem o controle de pendências delegadas para equipe?
- Como organizam prioridades quando tudo parece urgente?

Minha ideia não é simplesmente copiar ferramenta, mas entender os métodos que funcionam na prática para vocês, para eu conseguir montar um Sistema de Organização Pessoal (SOP) consistente e simples.
Se puderem compartilhar como estruturam o dia, a semana e o acompanhamento da equipe, vai ajudar muito.

Obrigado desde já.
 
 

Para a equipe:

Trello em um sistema kanban simples para atividades e anotações que precisam ser lembradas.

Outro sistema de chat pra questões do dia a dia (não recomendo whatsapp... o resto tanto faz conforme preferencia)

Como fazer o controle de pendencias?
   Crie uma atividade recorrente no tick-tick, semanal, todo dia, ou seja como preferir... pra vc checar as tarefas com o pessoal... (o tick tick é só pra lhe lembrar)... as      atividades estarão controladas no trello.

Para você:

Recomendo fortemente o aplicativo tick-tick, comece pelo gratuito mas considere o pago... melhor aplicativo que testei disparado para tarefas, controle de tempo, calendario, etc.

Para informações mais "descartáveis": um caderno ou rascunhos pra riscar no dia a dia e depois jogar fora; 1 grupo com voce mesmo no telegram ou whats.

Para anotações mais definitivas: uso o OneNote, mas o tick tick conseguiria fazer o papel um pouco pior... mas tornando o sistema mais simples.

Como organizar prioridades quando tudo parece urgente ?
Tire um tempo para avaliar as principais tarefas, escolha no que focar com base no maior retorno e foque em uma até acabar, dentro do possível.

Filosofia básica:

- Time blocking, e dividir tempo de "manager" e "maker"... da uma pesquisada sobre isso... mas em geral tentar marcar reuniões e questões adm em um turno, e produção focada em outro.

- Limite distrações. Se é do tipo que trabalha com youtube, musica, celular pipocando, etc... corte ao máximo... nós só temos uma carga finita de energia mental... que vai sendo consumida por tudo isso e por consumo de conteúdo aleatório (não use o celular na cama assim que acorda, por ex...)

- Simplicidade. O melhor "hack" de trabalho é começar a trabalhar o mais rápido possível e eliminar distrações. Não crie um sistema complexo que só vai fazer você procastinar.

- Métricas: tente ter algumas poucas métricas... eu tenho usado o "foco" do tick tick...  contabilizando horas líquidas de trabalho... similar aos concurseiros com estudo... é impressionante o ganho de produtividade apenas trabalhando 100% focado.

Depois de testar várias ferramentas online, eu adotei o TICKTICK pois é o mais simples e prático que eu encontrei.

Cara, no fim das contas a maior parte das ferramentas vai fazer funções bem parecidas, então eu escolhi uma que fosse mais simples na curva de aprendizado pro time todo (Trello), e uso em formato Kanban, que personalizei as colunas para adaptar melhor (ao invés de ToDo | Doing | Done, eu uso ToDo | Next Week | This Week | To Verify | Done, além de uma "Following", para acompanhar solicitações que eu fiz para outros times, e que avalio semanalmente o status.
Nos cards, eu coloco todo o contexto da solicitação, marco quem tá envolvido, seja para fazer ou receber a tarefa, e vamos acrescentando as atualizações e anexos via comentários. Ai para gerenciar tem como filtrar pelo responsável da tarefa, pelos prazos, etc. 
Sobre a gestão em si, dependendo da maturidade do time, tem opção de fazer uma reunião semanal de alinhamento (segunda pela manhã) e outra de feedback (quinta pela tarde), para ver se o que passou está indo da forma que você espera. Eu não faria dailys, acho que mais atrapalha do que ajuda, mas vai de cada um. E sempre ficar disponível e deixar claro para não esperarem pelas reuniões para levar os possíveis impedimentos que tenham para que você possa ajudar a destravar.
Fica tudo bem registrado e visível para todos, e até então tem funcionado por aqui, mas é algo que depende muito de moldar uma cultura de sempre inputar demandas com bastante detalhes e atualizar o tempo todo (o próprio time atualiza).
No fim, funcionaria usando até mesmo um quadro físico ou papel, como citaram, mas como meu trabalho é remoto, o digital se faz necessário para todos se manterem atualizados.

na vida pessoal uso o Google Agenda, para o trabalho tudo que exige entrega esta no OTRS e demandas de intereção com o time está em Planer mas já usei Pipefy e ele substitui tudo. 

a empresa que trabalho tem o ecossistema da microsoft

teams, outlook, planner e loop: essas 4 ferramentas tem todas as funções que eu preciso pra gerenciar meu time (11 pessoas) e minhas tarefas pessoais, e tudo com suporte da IA do copilot, que otimiza demais

com as 4 integradas e sincronizadas... uso 0 papel

tem funcionado

Nada substitui a lista de papel na mesa q vc vai anotando as suas demandas e riscando quando conclui. Rapido e sem sw nenhum.

Para a equipe de desenvolvimento uso jira (kanban, sprints, planning semanais, scrum basicamente)

Dependendo do seu ambiente, com equipe, um kanban resolve. Kanban surgiu justamente pra esse objetivo q vc listou ai em ambiente fabril.

Eu sou responsavel por uma unidade de 15 pessoas.

Prazo, demandas, loucura - tudo, num dia só. 
Meu controle: agenda física + planilha de excel.

:)

Agenda fisica para controle diário/"para agora"; para controle "de tudo" a planilha do excel
Algo que precisa ser em um dia especifico a "agenda do celular": GOOGLE AGENDA

Quando tudo parece URGENTE, eu faço o que for mais fácil ou dão mais resultado. Por exemplo, trabalho com agencia bancária e algumas coisas dão mais resultados nos meus indicadores, então, esse acaba se tornando naturalmente o meu foco. 

Pra organizar tarefas eu gosto de aplicativos do tipo Runrun.it, Trello.
Quando estou analisando algo ou até mesmo estudando eu geralmente uso mapas mentais, me ajuda demais a entender os cenários, montar linhas do tempo, etc. Pra isso uso Xmind, ele na versão gratuita já é excelente.

1) Organização de tarefas:

Em uma certo ano usei um planner do Franklin Covey mas acabei migrando para um caderno sem espiral tamanho universitário;

Organização semanal:
Faço uma lista semanal de "to-dos"  na página do lado esquerdo -  essa é a minha lista "mestra" - tudo o que é relevante está anotado ali - inclusive assuntos que apenas preciso acompanhar - Lado direito eu deixo em branco para anotar coisas importantes durante a semana.

Se entrar alguma tarefa relevante, eu vou colocar lá. Se meus chefes me perguntam por algo, é essa página que vou olhar. 

Organização diária:
Página do lado esquerdo, o que eu tenho pra fazer aquele dia (incluindo reuniões, urgências e etc), lado direito eu uso para rascunhos - deixei de usar planners e agendas porque as vezes uma reunião tem 4-5 páginas e eu não tenho espaço - um caderno em branco resolve isso.

2) Não seja o gargalo:

Mesmo que você esteja em um dia que você não está produtivo (acontece com todo mundo), você consegue fazer coisas pequenas que são impactantes - ex. fazer algum follow-up, agendar alguma reunião, etc... 

Coisas rápidas e que você não fez costumam irritar lideranças - "você agendou a reunião com fulano?"
"Ainda não, vou fazer".

Hoje fui ao escritório - não estava produtivo mas com 3 e-mails e umas 4 mensagens de whatsapp, fiz bastante coisa se mover, não gastei uns 15´ fazendo isso. 

Se meus líderes aparecerem perguntando "você agendou aquela reunião?" - "Sim"

"Falou com fulano?" - "Sim"

De novo, não gastei nada de tempo pra isso e deixei de ser o gargalo de várias coisas. 

3) Método Pomodoro.

25´ de concentração pura + 5´ de descanso - existem aplicativos para isso. Depois de x ciclos, você tem uma pausa de 30´.
4) Todos os compromissos estão na agenda - incluindo os pessoais.
Essa é meio básica - você pode não trabalhar que ninguém vai notar - você chegar rotineiramente atrasado (ou esquecer reuniões) vai ser prontamente notado.

@mimmesmo qual app você usa para Pomodoro?

Na empresa uso o Monday - junto ao departamento.

Para vida particular: Notion

Dá uma olhada, provavelmente irão te ajudar. 

5W2H pelo jeito morreu de velho..

1. Leia o livro "A arte de fazer acontecer" do David Allen,
     Já posso te adiantar as unicas 2 liçoes desse livro que eu levei pra vida:
          - Se algo demora menos que 5 minutos pra fazer FAÇA NA HORA. 
          - Tenha sempre à mão algo onde vc possa fazer anotaçoes imediatamente, quando eu digo imediatamente é: Em qualquer momento do no trabalho, em 1 segundo vc consegue acessar seu local de anotaçoes e adicionar 1 item em uma lista. Importante: Anotar em lista é ouro, organizar é bronze.  Tem 2 softwares otimos pra isso: Se vc trabalha no computador o tempo todo (como eu) use o One Note da microsoft, ele tem um modo "dock to desktop" em que ele fica colado à esquerda do seu monitor e nao sao de jeito nenhum nao importa as janelas que vc abra. Isso é otimo pq garante que a lista está sempre visivel e editável. Se vc usa outros equipamentos que nao o PC ou notebook, eu recomendo o todoist. Todoist | A To-Do List to Organize Your Work & Life Ele é um software mais sofisticado que segue a filosofia de "anotar é ouro, organizar é bronze"

2. Estabeleça uma rotina pra checar os meios de comunicaçao: Emails, contadores, monitoramentos, chats ... Eu , por exemplo, olho todos os emails todo o dia de manha e as 14h. E de manha eu leio todos os chats do teams ou whats. Vc precisa estar 'on top of your work' ler todas as mensagens de todos os meios de comunicaçao em que vc participa, em horarios definidos.

3. Relaxa e faz, é incrivel como a tensao e a sensaçao de que nao vamos dar conta diminuir a nossa capacidade de fazer coisas, é preciso ter um pouco de desapego .. ativo.

4. Academia de manha, mas tipo, pra dar seu melhor mesmo, se for pra fazer meia boca é melhor dormir 1h a mais. Isso ajuda demais na produtividade.
me ajudou bastante isso ai =)

Explicando um pouco mais o a minha técnica de anotaçoes:

1. O ponto chave de ter um local disponivel pra anotar um novo pensamento rapidamente é que vc pode se dar a luxo de parar de pensar naquilo e focar na tarefa atual. Se vc nao anotar, o pensamento vai sempre voltar
2. Nao se preocupe com a organizaçao pq isso acaba virando desculpa pra vc nao anotar ou nao fazer as coisas da lista
3. eu tenho uma lista do dia, e quando eu começo um dia novo eu copio para  a nova lista  todos os items do dia anterior que nao foram executados.
4. se vc usa microsoft outlook, faça um curso no udemy.com sobre como usar isso apropriadamente, é incrivel o tanto que coisa escondida que facilita a vida

mals por escrever no imperativo rsrs, mas é obviamente implicito que vc faz oq vc quer rs