Esses dias um pessoal perguntou como é a melhor forma de se organizar como PJ - se deixa o $ na conta da empresa, se retira, quanto retira e como enviar informações para a contabilidade.
Resolvi montar um post com algumas dicas - são principalmente para autônomos que tem PJ do Simples ou Lucro Presumido:
Para o contador:1) Todo mês abrir uma pasta por mês de competência, por exemplo "Março/2022".
Data de competência é a data do evento que gerou a receita ou despesa. Ou seja, nota fiscal emitida em março é competência março mesmo que o recebimento em conta seja em abril. Quando você paga algo, a competência costuma ser do próprio mês ou mês anterior (exemplo: pro-labore e impostos costumam ser do mês anterior; seguro saúde, do próprio mês).
O contador costuma controlar por COMPETÊNCIA.
2) Conforme emitir NFs ou fizer pagamentos, salvar as NFs e os comprovantes de pagamento nas respectivas pastas. No nome do comprovante, padronizar por exemplo "Comprovante Aluguel Comp 03-2022 - Pgto 09-03-2022"
3) Uma vez ao mês, no primeiro dia útil do mês seguinte, salvar os extratos do mês anterior em Excel (conta corrente e conta aplicação).
4) O extrato da conta aplicação é só salvar na pasta da competência para depois enviar (ex: Extrato Aplicação 02-2022).
5) Extrato conta corrente: criar 2 colunas seguintes à coluna do valor (ou ultima coluna do extrato):
a. Descrição: descrição da despesa ou receita, com nome do fornecedor ou cliente (por ex.)
b. Competência: mês e ano de competência do pagamento ou recebimento
6) Anexar todos os comprovantes e NFs, mais os extratos da conta corrente e da aplicação automática em um e-mail para o contador. Sugestão é padronizar o assunto: "Documentos Financeiros 02/2022".
Organizar as informações assim evita muitos erros de contabilidade.
Organização Financeira:1) Ideal é ter uma planilha simples de Fluxo de Caixa para controlar quanto deve ficar na PJ.
2) Se a PJ for uma prestadora de serviços para autônomos, o caixa pode ser mínimo.
3) Se a PJ tem funcionários e despesas maiores (aluguel, etc), pode fazer sentido um caixa maior (a planilha ajuda nessa conta).
4) O valor a ser retirado por mês sai como pro-labore (tem encargos) e como distribuição de lucros (por enquanto é isento).
5) Normalmente, é fixado um pro-labore de 1 salário mínimo e o restante sai como distribuição de lucros conforme entram os recebimentos - não é uma regra mas é o usual.
Quem quiser a planilha de controle com as explicações de como usar, só pedir que eu envio.
